Uredsko poslovanje neupravnog postupka

 

Programsko rješenje Uredsko poslovanje usklađeno je s Uredbom o uredskom poslovanju za pismena i predmete neupravnog postupka. 
Programom je omogućeno:

  • evidentiranje zaprimljenih pismena i drugih dokumenta
  • evidentiranje izdanih pismena
  • razvrstavanje i raspoređivanje
  • upisivanje u odgovarajuće evidencije 
  • otpremanje
  • pridruživanje skeniranih dokumenta

Navedeni način evidentiranja omogućen je evidentiranjem podataka unutar evidencija:

  • knjiga primljene pošte
  • interne knjige pošte
  • dostavna knjiga za mjesto
  • dostavna knjiga za poštu
Knjiga primljene pošte / Urudžbeni zapisnik
  • mogućnost evidentiranja jedne ili više knjiga primljene pošte ovisno o potrebama
  • primljena pošta upisuje se u Knjigu primljene pošte s podacima o Pošiljatelju 
  • razvrstana pismena raspoređuju se na unutarnje ustrojstvene jedinice upisivanjem brojčane oznake unutarnje ustrojstvene jedinice u rubriku »Ustrojstvena jedinica«
  • zaprimljena, razvrstana, raspoređena i upisana pismena upisuju se u Urudžbeni zapisnik
  • upisnik predmeta urudžbenog zapisnika vodi se po sustavu brojčanih oznaka, odnosno klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva
  • brojčana oznaka je identifikacija predmeta odnosno pismena i sastoji se od klasifikacijske oznake i urudžbenog broja
  • klasifikacijska oznaka označava predmet, a urudžbeni broj pojedino pismeno u tom predmetu
  • brojčane oznake unutarnjih ustrojstvenih jedinica utvrđuje Korisnik planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena
  • pismena koja se primaju svrstavaju glavne grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe - prvi broj klasifikacijske oznake označava glavnu grupu, drugi broj grupu, treći broj podgrupu unutar pojedinog upravnog područja, a četvrti i peti broj označavaju djelatnost unutar podgrupe
  • klasifikacijska oznaka sastavljena je od četiri grupe brojčanih oznaka:
    • klasifikacije prema sadržaju
    • klasifikacije prema vremenu
    • klasifikacije prema obliku i
    • rednog broja predmeta
Klasifikacija prema sadržaju

Klasifikacija prema sadržaju određuje se prema sadržaju prvog pismena u predmetu. Brojevi koji označavaju djelatnost unutar podgrupe odvajaju se ravnom crticom (-) od brojeva koji označavaju glavnu grupu, grupu i podgrupu, a kosom crtom (/) od klasifikacije prema vremenu

Klasifikacija prema vremenu

Klasifikacija prema vremenu određuje godinu otvaranja predmeta, a označava se s posljednja dva broja kalendarske godine u kojoj je određeni predmet otvoren. Iza ta dva broja stavlja se crtica (-) i slijedi brojčana oznaka klasifikacije prema obliku predmeta.

Klasifikacija prema obliku (dosje)

Klasifikacija prema obliku je brojčana oznaka dosjea koja po potrebi razrađuje klasifikaciju prema sadržaju na uže cjeline i odvaja se ravnom crticom () od klasifikacije prema vremenu, a označava se s dva ili više brojeva, od 01 pa nadalje do potrebnog broja.

Redni broj predmeta

Redni broj predmeta označava redoslijed predmeta unutar klasifikacije prema sadržaju, vremenu, obliku i odvaja se kosom crtom (/) od brojčane oznake klasifikacije prema obliku, a označava se s dva ili više brojeva od 01 pa nadalje, do potrebnog broja

Urudžbeni broj sastoji se od
  • brojčane oznake stvaratelja pismena
  • brojčane oznake godine nastanka pismena te
  • rednog broja pismena unutar predmeta.

Poslije upisivanja pismena u urudžbeni zapisnik, pismena se dostavljaju u rad evidentiranjem podataka u 

Interna knjiga 
  • evidentiranje interno izrađenih pismena 
  • moguće je programom evidentirati jednu ili više internih knjiga, ovisno o potrebama i broju unutarnjih ustrojstvenih jedinica
Dostavna knjiga za mjesto
  • Dostavljanje pismena između pisarnice i unutarnjih ustrojstvenih jedinica obavlja se putem pomoćne evidencije, dostavne knjige za mjesto
  • Moguće je programom evidentirati jednu ili više dostavnih knjiga za mjesto, ovisno o potrebama i broju unutarnjih ustrojstvenih jedinica
Dostavna knjiga za poštu
  • je pomoćna evidencija koja se vodi za otpremljenu poštu radi upisa svih akata koji se otpremaju putem poštanske službe
  • programom je omogućeno evidentiranje podataka u jednu ili više dostavnih knjiga za poštu ovisno o internoj organizaciji
  • klasifikacijske oznake i brojčane oznake stvaratelja i primatelja pismena uredit će se  klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja pismena