Putni nalozi i putni računi
Programsko rješenje podržava evidentiranje svih Zakonom propisanih podataka, te funkcionalnost vezivanja svih troškova putovanja (uključujući i troškove koji su plaćeni karticama, virmanom ili kroz vanjsku uslugu).
Evidencija zahtjeva za odobrenjem putnog naloga
- zaposlenik otvara zahtjev za odobravanje službenog puta
- putem e-mail servisa voditelju se dostavlja mail sa zahtjevom za odobravanje službenog puta
- po odobravanju zahtjeva voditelj potpisuje i šalje e-mail obavijest ravnatelju na dodatno odobravanje, u slučaju odbijanja zahtjeva, vraća se samo obavijest podnositelju da je zahtjev odbijen
- ravnatelj po odobravanju stavlja drugi potpis i mailom vraća obavijest voditelju i zaposleniku koji je zahtjev kreirao, te dodatno ide e-mail obavijest u računovodstvo
- u slučaju odbijanja, vraća se obavijest voditelju i zaposleniku o odbijanju zahtjeva za službeni put
- omogućavanje praćenja statusa zahtjeva za odobrenjem putnog naloga
- Otvoren
- Poslan voditelju
- Poslan ravnatelju
- Odobren
- Odbijen od voditelja
- Odbijen od ravnatelja
- nakon što je zahtjev za službeni put odobren, zaposlenik može sam izraditi putni nalog
- ispis putnog naloga
- mogućnost evidentiranja vrste putovanja (samostalno kreira ovlašteni korisnik)
Putni račun
- unos prijedloga obračuna troškova putnog računa obavlja zaposlenik
- može evidentirati prijedlog obračuna troškova putnog računa (obračun dnevnica, obračun prijevoznih troškova, obračun ostalih troškova putovanja, evidentiranje dodatnih troškova poslovanja koji tereti putni račun, a ne isplaćuju se zaposleniku).
- po završetku evidentiranja prijedloga troškova putnog računa od strane zaposlenika postavlja se status „Evidentirani troškovi“.
- ovisno o korisničkim potrebama, moguće je e-mail servisom poslati poruku o evidentiranim troškovima na putnom računu u računovodstvo
- obračun putnih računa u kunama i devizama
- osoba koja kontrolira „Evidentirane troškove“ ima pregled putnih računa sa statusom „Evidentirani troškovi“
- na "Evidentiranim troškovima" - po pregledu i kontroli ili obavljenim promjenama - prema vlastitom Pravilniku evidentira status „obračunat Putni račun“
- slanje e-mail-a zaposleniku preko e-mail servisa s porukom da je putni račun obračunat
- ispis putnog računa
- bezgotovinska isplata – formiranje HUB obrasca
- automatsko kontiranje putnog računa
- evidentiranje dodatnih troškova koji tereti putni račun a ne isplaćuju se Zaposleniku
Automatsko kreiranje JOPPD obrasca
Ispis knjige evidencije službenih putovanja
Rekapitulacija troškova po putnom računu
Izrada temeljnice za kontiranje obveze i troškova putnog računa
- kontiranje uključuje kreiranje obveze te troškova evidentiranih na obračunatom putnom računu (dnevnice, prijevozni troškovi, ostali troškovi, te dodatni troškovi)
- moguće je napraviti prilagodbu datoteke za prijenos u Vaš ERP
- u primjeru proširenja sustava s Blagajničkim poslovanjem Irate, obračunati putni nalog moguće je povezati s isplatnicom i prenijeti u blagajničko poslovanje
Ostale funkcionalnosti
- programsko rješenje podržava i omogućava i naknadno odobravanje putnih naloga (nakon datuma putovanja) autoriziranom djelatniku.
- u slučaju da je putni nalog odobren i otvoren, ali službeni put otkazan, e- mail servisom se dostavlja email obavijest u računovodstvo
- računovodstvo će završiti službeni put bez obračuna i stornirati putni nalog