Spremni za eRačune?
Od studenog 2018. godine, eRačun postaje obvezom za komunikaciju s državom u postupcima javne nabave sukladno odredbama Direktive 2014/55/EU Europskog parlamenta i vijeća od 16. travnja 2014. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi.
Digitalizacija poslovnih procesa kritična je metoda za smanjivanje administrativnih troškova, povećanje produktivnosti u poslovnim procesima, povećanju transparentnosti, a upravo elektroničko fakturiranje primjer je kako digitalna inovacija može osigurati učinkovitost i mjere za smanjenje troškova i opipljive koristi za javnu upravu, građane i poduzeća.
Prioritet Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta je ubrzana transformacija javnog i privatnog sektora uvođenjem digitalnih procedura u proces fakturiranja tj. krajnji je cilj da do 2020. godine elektroničko fakturiranje postane primarna metoda razmjene računa u Republici Hrvatskoj.
Izvor: https://www.mingo.hr/page/kategorija/e-racun
Zašto koristiti Irata eRačun?
- u potpunosti je usklađen sa zakonom RH
- jednostavno slanje jednog ili više računa
- nema ispisivanja računa na pisač (ušteda na papiru, toneru...)
- praćenje statusa računa ( ispostavljen / poslan / zaprimljen, … ) i drugi ovisno o posredniku
- pohrana u sigurnu i kontroliranu elektroničku arhivu
- format datoteke za slanje je .pdf i UBL
- smanjeni troškovi
- zaštita okoliša
- povećana točnost
- mogućnost potpune automatizacije procesa fakturiranja - preko Irata ERP-a
Što je eRačun?
eRačun predstavlja razmjenu računa između prodavatelja i kupca u elektroničkom obliku pogodnom za automatsku obradu.
Kod računa u elektroničkom obliku nužno je osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa i to od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Navedeno je obvezan osigurati porezni obveznik koji obavlja isporuku, kao i porezni obveznik koji prima isporuku.
Porezni obveznik obvezan je utvrditi na koji će način osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa.
Navedeno se može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga.
Elektronički račun je dokument potpuno istovjetan papirnom, a uz njega je moguće priložiti različite dokumente (elektroničke ili skenirane) poput popratnih dopisa, priloga, obrazaca, ugovora i ostalih dokumenata koji se prilažu računu kada se šalje u papirnatom obliku.
Standardiziran je i struktuirani oblik računa u elektroničkom obliku koji sadrži sve obvezne stavke propisane važećom regulativom, usklađen je s preporučenim standardima te e-Invoice direktivom.
Kako slanje i primanje funkcionira? (koncept razmjene podataka)
Računi u elektroničkom obliku prenose se izravno kupcu putem elektroničke pošte ili sigurne veze ili neizravno putem jednog ili više posrednika.
Korisnik Irata ERP sustava koji želi koristiti funkcionalnost slanja eRačuna može se odlučiti za razne opcije koje sustav podržava:
Slanje eRačuna
Bez posrednika
- priprema, potpisivanje i automatsko slanje eRačuna izvodi se automatski na unaprijed definiran mail ili mailove
- pošiljatelj i primatelj eRačuna moraju potpisati suglasnost za razmjenu (slanje / primanje) računa u elektroničkom obliku
- primatelj na adresu e-pošte zaprima eRačun u XML-u, njegovu prezentaciju u PDF- te poslane priloge
- ovako poslan račun zadovoljava sve zakonske preduvjete za njihovu razmjenu
- korisnik obrađuje datoteku ulaznih računa u svom sustavu
Preko posrednika
- Irata sustav za slanje eRačuna povezan je sa posrednicima FINA i Moj-eRačun
- posrednik i Korisnik razmjenjuju podatke, prema standardiziranoj XML shemi
- zaštita integriteta podataka ostvaruje se pomoću digitalnog potpisa datoteke - digitalni potpis obavlja posrednik, a moguće je definirati i dvostruko potpisivanje, tj. elektronički potpis od strane pošiljatelja prije slanja posredniku
- digitalni potpis datoteke izvodi se pomoću kvalificiranog ili normaliziranog certifikata i korištenjem aplikacije za potpis
- registrirani Korisnik s pravom slanja eRačuna šalje datoteke izlaznih eRačuna
- posrednik radi validaciju potpisa datoteke izlaznih računa, te započinje obradu datoteke izlaznih računa - nakon uspješne obrade posrednik generira datoteku obrade izlaznih računa koju Korisnik može preuzeti
- registrirani Korisnici s pravom primanja eRačuna na zahtjev Korisnika povlače datoteku ulaznih računa
- Korisnik obrađuje datoteku ulaznih računa u svom sustavu
Zaprimanje eRačuna
Osim slanja, Irata ERP sustav podržava i automatski prihvat podataka iz strukturirane datoteke direktno u likvidaturu. Na taj način radi se potpuna automatizacija procesa i višestruko povećava točnost i brzina obrade računa.
Povezivanje sa SAP-om i drugim ERP-ovima
Iratin poslovni sustav u mogućnosti je preuzeti strukturirane podatke, te ih pripremiti i poslati kupcu direktno mail-om ili putem Posrednika.